これだけは知っておきたい!インターネット入門講座
解説
 

電話のように話中となることもなく、自分の都合のよいときに利用できるメールですが、その特性からいくつか気をつけなければならないとこともあります。これまで説明した内容も含め、メールを利用する際に気をつけたい点をご紹介します。

 

1.メールは絶対に届くとは限らない

前節で説明しましたように、メールは複数のメールサーバをリレーして相手に届きます。ネットワークが混んでいたりサーバのダウンのために、到着まで時間がかかったり、最悪の場合、メールが相手に届かない場合もあります。
また、最近では迷惑メールのフィルタリング機能のために、受信者の意向にかかわらず迷惑メールとして破棄されてしまうケースもありますので注意しましょう。

 

2.メールはすぐに読まれるとは限らない

パソコンを24時間つけっぱなしにしておかなくても届くメールですが、その反面、メールサーバへの受信操作を行わなければメールは読まれることはありません。受信者の都合で、長い期間、パソコンが利用できない場合もあります。メールはすぐに読まれるとは限らないことを前提として利用しましょう。
「メールは絶対に届くとは限らない」に対する対処と合わせて、重要なメールには「返事を待っています」などの受信確認の配慮をするとよいでしょう。
反対に、メールを受け取った側は、「わかりました」など、簡単な応答でもよいので返信を心がけましょう。

 

3.メールで気持ちを伝えるのは難しい

メールは送り手が一方的に言いたいことを書き連ねることができます。会話の場合は、一語一文ごとに相手の反応を見ながら、その場の雰囲気に合わせて言葉を選びながら進めることができますが、メールの交換では難しいのが現実です。そのため、しばしば感情的なやりとりに発展してしまうことがあります。
また、行間で気持ちを伝えることもとても難しいので、できるだけ読み手に誤解を与えないような文章を心がけるとよいでしょう。

 

4.メールのサイズ

メールには文書ファイルや画像ファイルを添付できてとても便利です。
最近のデジタルカメラでは高精細な画像を実現するため、1枚あたりのファイルサイズが1メガバイトを超えるものも珍しくありません。
しかしながら、メールアドレスはプロバイダが提供するものも多く、その場合にはメールボックスのサイズが小さかったり、1通あたりのメールサイズも制限されていることもあります。
一般的には、メールは1通あたり1メガバイト程度に抑えることが望ましいですが、それ以上のサイズでも送ることができる場合もあります。
なお、エラーは送信側の送信メールサーバの制限で発生する場合もありますので、エラーが発生したときはエラーメッセージをよく確認しましょう。