表計算ソフトとは、セルと呼ばれる格子状の領域に数値や数式を入力することで計算を自動的に行うソフトウェアのことです。

電卓を使った計算の場合は数値の入力を途中で間違えると最初から計算しなおさなければなりません。また、数値を変更したい場合も同じです。表計算ソフトで一度データを入力し保存しておけば、どのような数値が計算に利用されたかがわかり、再計算のための修正が何度でも可能で、しかもその再計算は瞬時に行われるので、事務処理の効率が飛躍的に向上しました。

表計算ソフトが世の中にはじめて登場したときは単なる数値計算用だったものが、ハードウェアや表計算ソフト自身の進化によりグラフを描くことができようになったり、データベースやマクロとよばれるプログラム言語との連動で高機能化しただけでなく、使い勝手も飛躍的に向上しました。